Rabu, 03 Februari 2010

Audit SDM: Audit atas Perolehan SDM

1. Perencanaan SDM
Menurut Akmal (2009), Perencanaan tenaga kerja dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan formasi tenaga kerja. Faktor yang harus diperhatikan dalam hal ini adalah faktor intern misalnya kebutuhan keahlian, lowongan, perluasan, penyempitan departemen, dan faktor ekstern seperti keadaan pasaran tenaga kerja.
Menurut Bayangkara, Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tentang kebutuhan dan ketersediaan SDM untuk menyelesaikan berbagai bidang tugas dan tanggung jawab yang harus dikelola perusahaan dalam mencapai tujuannya.
Tahapan dalm proses perencanaan SDM diawali dengan mempertimbangkan tujuan dan strategi perusahaan. Setelah perusahaan memiliki uraian, spesifikasi pekerjaan, dan standar kinerja yang baru, penilaian terhadap kondisi SDM internal harus dilakukan. Tujuannya untuk menilai ketersediaan dan kemampuan SDM untuk melaksanakan pekerjaan yang ada dalam operasional perusahaan. Penilaian ini akan memberikan informasi kepada perencana tentang:
1. Pekerjaan yang ada pada saat ini.
2. Berapa banyak SDM yang terlibat pada setiap tugas.
3. Seberapa pentingnya tugas-tugas tersebut dalam mencapai tujuan perusahaan..
4. Pekerjaan mana yang membutuhkan penerapan strategi organisasi.
5. Apa saja karakteristik dari pekerjaan yang diharapkan.

Tahap berikutnya setelah penilaian kondisi internal SDM dilakukan adalah analisis lingkungan eksternal yang mempengaruhi penawaran tenaga kerja di pasar kerja. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi penawaran tenaga kerja yang harus diperhatikan dalam perencanaan SDM:
1. Pengaruh pemerintah.
2. Kondisi perekonomian.
3. Kondisi persaingan dan posisi perusahaan di pasar.
4. Komposisi tenaga kerja dan pola kerja.

Beberapa tujuan yang ingin dicapai melalui perencanaan SDM, antara lain:
a. Penentuan kuantitas dan kualitas SDM yang akan mengisi semua formasi di dalam perusahaan.
b. Menjamin ketersediaan SDM saat ini dan akan datang.
c. Menghindari terjadinya minmanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
d. Memudahkan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi pengolahan SDM sehingga produktifitas kerja meningkat.
e. Menghindari kekurangan atau kelebihan SDM.
f. Memberikan pedoman bagi setiap program/aktifitas SDM.
g. Memberikan dasar untuk melakukan evaluasi terhadapa karyawan.

Sedangkan manfaat dari perencanaan SDM, meliputi:
a. Perusahaan dapat memanfaatkan secara optimal SDM yang sudah ada di perusahaan.
b. Meningkatkan efektifitas kerja.
c. Meningkatkan produktifitas kerja karyawan.
d. Tersedianya SDM yang memenuhi kualifikasi untuk memegang wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar di masa yang akan datang.
e. Menyediakan dasar penyusunan program SDM bagi fungsi SDM.

Menurut Sondang, Fungsi manajemen sumber daya manusia yang sangat penting dan bahkan mendasar ialah melakukan perencanaan tenaga kerja. Pentingnya fungsi perencanaan terlaksana dengan baik terlihat dengan lebih jelas apabila diingat bahwa berbagai manfaat dapat dipetik dari rencana yang matang, mantap dan tepat. Berbagai manfaat itu antara lain ialah:
a. Peningkatan penggunaan SDM.
b. Menyelaraskan dengan tepat kegiatan para karyawan dengan berbagai sasaran organisasi.
c. Menghemat biaya dalam pengadaan tenaga kerja baru.
d. Meletakkan dasar-dasar yang kokoh bagi terciptanya pangkalan informasi dalam menyelenggarakan berbagai fungsi manajemen SDM lain yang mengikutinya dan sekaligus dapat dimanfaatkan oleh satuan-satuan kerja lainnya dalam organisasi.
e. Pengenalan yang tepat tentang kondisi pasaran tenaga kerja yang dapat digarap.
f. Peningkatan koordinasi pelaksanaan berbagai kebijaksanaan perusahaan dalam bidang SDM.

Sebagai salah satu fungsi manajemen SDM, perencanaan pada dasarnya mencakup dua hal pokok, yaitu:
a. Pemahaman tentang permintaan akan SDM.
b. Pengenalan yang tepat tentang suplai SDM.

Berangkat dari pandangan bahwa merencanakan berarti memutuskan sekarang hal-hal yang akan dilakukan di masa depan, pemahaman tentang bentuk dan jenis permintaan tenaga kerja untuk dituangkan dalam rencana dipengaruhi oleh tiga kelompok faktor yaitu:
a. Faktor-faktor eksternal
Faktor-faktor eksternal yang pasti berpengaruh terhadap suatu rencana SDM, antara lain ialah:
1. Faktor ekonomi
Jika perekonomian negara tumbuh dengan pesat, berbagai perusahaan biasanya menempuh kebijaksanaan memperluas kegiatan bisnis yang ditanganinya yang akan menuntut meningkatnya permintaan akan tenaga kerja baru.


2. Faktor sosio, politik dan hukum
Penerimaan atau penolakan masyarakat akan keberadaan suatu pabrik akan berdampak pada permintaan tenaga kerja. Selain itu, politik pemerintah dan sifat peraturan perundang-undangan yang berlaku juga harus diperhitungkan dengan matang dalam menyusun rencana sehingga langkah yang tepat pun dapat diambil, baik dalam arti menambah atau mengurangi jumlah karyawan.
3. Faktor teknologi
Perkembangan teknlogi yang sangat pesat dengan berbagai terobosan yang terjadi berdampak sangat kuat terhadap pengelolaan berbagai kegiatan bisnis. Oleh karena itu manajemen dituntut untuk mampu memanfaatkan berbagai terobosan itu, bukan hanya dalam proses produksi, melainkan juga dalam proses pengambilan keputusan, pola kekaryaan dan kegiatan perkantoran.
4. Faktor pesaing
Salah satu kenyataan hidup yang dihadapi oleh organisasi bisnis ialah terjadinya persaingan yang kadang-kadang sangat sengit dan tajam. jika perusahaan mampu bersaing maka sangat mungkin akan terjadi penambahan jumlah karyawan. Sebaliknya, bila satu perusahaan tidak mampu atau kalah bersaing, pengurangan tenaga kerjalah yang terjadi.

b. Faktor-faktor organisasional
Tidak dapat disangkal bahwa keputusan manajemen puncak dalam menjalankan roda perusahaan mempunyai dampak yang kuat terhadap permintaan akan tenaga kerja, baik yang positif maupun negatif. Keputusan-keputusan yang menonjol menyangkut:
1. Strategi perusahaan
Hal yang perlu penekanan dalam membahas kaitan antara strategi perusahaan dengan perencanaan tenaga kerja ialah apakah orientasi strategi yang ditetapkan bersifat mengutamakan kemapanan eksistensi perusahaan atau orientasi pertumbuhan, perkembangan dan perluasan usaha.
2. Kemampuan keuangan perusahaan
Tidak dapat disangsikan bahwa kemampuan keuangan perusahaan berdampak sangat kuat pada penambahan atau pengurangan tenaga kerja yang tercermin dalam rencana. Bahkan dapat dikatakan bahwa kemampuan keuangan merupakan faktor penentu yang kritkal sifatnya.
3. Prakiraan tentang penguasaan pangsa pasar
Manajemen sangat perlu memiliki kemampuan analisis pasar, termasuk ketat tidaknya persaingan dan kecenderungan perilaku konsumen yang tercermin pada preferensinya, sehingga dapat dibuat prakiraan yang diharapkan mendekati kebenaran di lapangan.
4. Kegiatan bisnis yang baru
Faktor organisasional lain yang turut berpengaruh terhadap perencanaan SDM ialah jika manajemen memutuskan untuk menekuni usaha bisnis yang baru. Ada dua bentuk dalam memasuki usaha bisnis yang baru, yaitu atas kemauan manajemen sendiri atau karena melakukan akusisi atau karena bergabung dengan perusahaan lain.
5. Tipe dan bentuk organisasi
Tidak terlalu sulit bagi manajemen puncak untuk memutuskan tipe dan struktur organisasi apa yang akan digunakan jika keputusan untuk menekuni usaha baru berasal dari dalam perusahaan sendiri. Akan lain sifatnya apabila memasuki bidang usaha baru yang dilakukan karena akuisisi atau karena penggabungan. Berkaitan erat dengan hal itu ialah kemungkinan timbulnya tuntutan untuk melakukan rancang bangun pekerjaan yang kesemuanya berpengaruh pada perencanaan SDM.

c. Situasi ketenagakerjaan dalam perusahaan di masa depan
Faktor yang dimaksudkan di sini ialah perolehan gambaran tentang konfigurasi ketenagakerjaan dalam lingkungan perusahaan sebagai akibat dari:
1. Adanya karyawan yang memasuki masa purnabakti.
2. Adanya karyawan yang berhenti atas kemauan sendiri.
3. Adanya karyawan yang cuti panjang.
4. Terjadinya pemutusan hubungan kerja.
5. Karyawan yang meninggal dunia.


2. Rekrutmen
Menurut Akmal (2009), rekruting berkenaan dengan kegiatan mencari karyawan yang akan mengisi kebutuhan tenaga yang sejalan dengan perencanaan tenaga kerja.
Menurut Sondang, dalam proses manajemen SDM, rencana yang telah disusun dan ditetapkan segera diikuti penyelenggaraan fungsi berikutnya, yaitu rekrutmen. Terdapat paling sedikit empat alasan mengapa penyelenggaraan fungsi rekrutmen dijadikan sebagai objek audit, yaitu:
a. Adanya berbagai faktor pembatas yang dihadapi oleh para pencari tenaga kerja baru.
b. Biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan rekrutmen tidak sedikit.
c. Terdapat berbagai sumber tenaga kerja yang dapat digarap.
d. Rekrutmen merupakan kegiatan yang tidak sederhana sehingga perlu penanganan yang cermat.

Para pencari tenaga kerja baru diharapkan mampu:
a. Memahami rencana tenaga kerja perusahaan secara mendalam.
b. Mengenali berbagai faktor pembatas dan atau kendala yang dihadapi.
c. Menggarap berbagai sumber tenaga kerja dengan tepat.
d. Menekan biaya rekrutmen.

Menurut Bayangkara, Rekrutmen meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada.
Pelaksanaan rekrutmen harus mampu mendapatkan SDM dengan cara yang paling ekonomis, efektif, dan efisien.
Rekrutmen juga harus memberikan kesempatan yang sama untuk setiap calon tenaga kerja untuk masuk ke dalam perusahaan (tidak diskriminatif). Setiap pelaksanaan rekrutmen harus berdasarkan pada prinsip-prinsip berikut:
1. Mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan atas kualitas SDM yang sesuai. Oleh karena itu rekrutmen harus berpedoman pada:
a. Analisis pekerjaan.
b. Deskripsi pekerjaan.
c. Spesifikasi pekerjaan.
2. Jumlah karyawan yang diperlukan harus sesuai dengan pekerjaan (job) yang tersedia.
3. Harus dilakukan dengan biaya yang paling minimal (ekonomis).
4. Perencanaan dan keputusan-keputusan strategi tentang rekrutmen.
5. Fleksibilitas.
6. Pertimbangan-pertimbangan hukum.


3. Seleksi
Menurut Akmal (2009), Seleksi merupakan proses evaluasi dan pemilihan calon yang dianggap tepat untuk mengisi jabatan atau lowongan yang tersedia.
Menurut Sondang, apakah suatu perusahaan memperoleh tenaga kerja baru yang diinginkannya sangat bergantung pada penyelenggaraan proses seleksi. Teori tentang manajemen SDM mutakhir menekankan dengan sangat kuat bahwa ada tiga sasaran utama yang ingin dicapai melalui proses seleksi, yaitu:
a. Terpenuhinya persyaratan kualifikasi oleh para pelamar.
b. Perolehan gambaran tentang kemampuan dan kemauan calaon pegawai untuk melakukan berbagai penyesuaian perilakunya sehingga sesuai dengan kultur organisasi.
c. Tersedianya informasi yang mungkin hanya bersifat indikatif tentang ketangguhan calon pegawai menghadapi stres dalam menjalankan tugas yang akan dipercayakan padanya.

Guna lebih menjamin bahwa berbagai persyaratan itu dipenuhi, diadakan proses seleksi yang pada garis besarnya mencakup delapan langkah, yaitu:
1. Panggilan kepada pelamar.
2. Penyelenggaraan berbagai jenis tes, seperti tes psikologi, tes keterampilan, tes kejujuran, tes sikap, dan tes kesehatan.
3. Wawancara yang di samping melibatkan tenaga spesialis dari satuan kerja yang menangani SDM, juga harus mengikutsertakan calon atasan langsung pelamar yang bersangkutan karena atasan langsung itu yang akan memperkerjakan, membina, mengembangkan, menilai, dan mengawasi yang bersangkutan.
4. Penelitian ulang latar belakang dan referensi pelamar.
5. Evaluasi dokumen kesehatan.
6. Wawancara oleh penyelia.
7. Para karyawan yang akan ditempatkan pada tugas teknis operasional biasanya diminta mendemonstrasikan keterampilannya menggunakan mesin-mesin atau prasarana kerja tertentu yang akan digunakan dalam melaksanakan tugasnya kelak yang pada umumnya dilakukan dalam kondisi dan lingkungan kerja yang sama seperti kondisi dan lingkungan yang sesungguhnya.
8. Seluruh proses seleksi berakhir pada waktu keputusan diambil untuk menyatakan pelamar lulus atau tidak lulus dari proses seleksi.

Menurut Bayangkara, seleksi dan penempatan bertujuan untuk menempatkan orang yang tepat pada jabatan (pekerjaan) yang tepat. Beberapa tujuan khusus yang dapat dicapai melalui seleksi adalah sebagai berikut:
1. Memungkinkan perusahaan menerapkan strategi bisnis khususnya yang telah ditetapkan.
2. Memastikan bahwa investasi keuangan yang dilakukan para karyawan (SDM) dapat kembali pada waktu tertentu.
3. Mengevaluasi, mempekerjakan, dan menempatkan pelamar pada jabatan yang sesuai dengan minat mereka.
4. Meperlakukan pelamar secara adil (tidak diskriminatif).
5. Memperkecil kerugian yang mungkin terjadi sebagi akibat dari kesalahan dalam menerima dan menempatkan karyawan.
6. Membantu memenuhi tujuan penerimaan karyawan dan jadwal yang telah ditentukan.

Proses seleksi yang efektif harus berjalan secara:
1. Akurat, artinya dapat memprediksi kinerja pelamar.
2. Adil, artinya tidak terjadi diskriminasi.
3. Meyakinkan, artinya orang-orang yang terlibat dalam seleksi yakin akan manfaat yang diperoleh..


4. Orientasi dan Penempatan
Menurut Sondang, Betapapun cermatnya seleksi dilakukan, para karyawan baru tidak langsung mampu berkarya secara produktif. Pada umumnya mereka masih menghadapi berbagai hal seperti:
a. Keraguan tentang apakah mereka mampu melaksanakan tugas dengan baik atau tidak.
b. Timbulnya pertanyaan dalam diri mereka apakah mereka akan diterima dengan ikhlas oleh para karyawan lama dan atasan langsung.
c. Apakah mereka akan dapat menyesuaikan diri dengan pola kehidupan baru dalam organisasi atau tidak.
d. Seberapa lama mereka menghadapi suasana ketidakpastian yang terdapat dalam diri masing-masing.
Untuk dapat menjawab berbagai pertanyaan di atas yang sekaligus merupakan upaya untuk lebih mempersiapkan para karyawan baru melaksanakan tugasnya, perusahaan biasanya menyelenggarakan proses orientas. Materi yang disajikan pada program orientasi biasanya mencakup empat hal, yaitu:
1. Perihal organisasi sebagai keseluruhan.
2. Berbagai bentuk imbalan yang akan diterima karyawan.
3. Perkenalan pada berbagai pihak.
4. Uraian mengenai tugas pekerjaan seseorang.

Pengalaman menunjukkan bahwa perasaan bahwa seseorang berada di rumah sendiri dapat timbul dengan cepat apabila para warga yang baru itu mengetahui dan memahami berbagai hal tentang perusahaan seperti:
a. Sejarahnya.
b. Susunan organisasi perusahaan.
c. Nama dan kedudukan para pejabat penting dalam organisasi.
d. Jabatan dan status yang bersangkutan sendiri dalam perusahaan.
e. Tata ruang di perusahaan.
f. Lamanya masa percobaan.
g. Produk perusahaan baik dalam bentuk barang maupun jasa.
h. Proses produksi yang digunakan.
i. Ketentuan-ketentuan formal yang harus ditaati.
j. Kebijaksanaan pokok perusahaan terutama yang menyangkut tugas pekerjaan karyawan baru yang bersangkutan termasuk peraturan yang berkaitan dengan kesehatan dan keselamatan kerja.

Pada dasarnya para karyawan harus mampu menunaikan kewajibannya dengan baik agar berbagai hal yang menjadi haknya diperolehnya. Berbagai hal itu merupakan kewajiban perusahaan untuk memenuhinya dalam berbagai bentuk seperti:
a. Gaji pokok.
b. Berbagai jenis tunjangan.
c. Hak cuti.
d. Hak tidak masuk pada hari-hari libur atau hari-hari besar resmi.
e. Hak beristirahat pada jam kerja.
f. Hak mengembangkan diri melalui pelatihan.
g. Hak memperoleh bantuan pengobatan apabila yang bersangkutan mengalami kecelakaan atau cedera di tempat atau dalam rangka pelaksanaan tugas.
h. Hak memperoleh jasa konseling dalam hal karyawan yang bersangkutan menghadapi masalah termasuk yang sifatnya pribadi yang tidak dapat diselesaikan sendiri.
i. Hak pensiun.

Agar para karyawan baru memahami tugas sendiri, dalam program orientasi perlu tercantum penjelasan mengenai:
a. Lokasi dimana seseorang akan bertugas.
b. Rincian tugas seseorang.
c. Kaitan tugas seseorang dengan tugas-tugas lain.
d. Ekspose singkat mengenai aspek-aspek penting dari tugas termasuk hal-hal yang menyangkut kesehatan dan keselamatan kerja.

Sesungguhnya terdapat tiga indikator penting untuk mengukur berhasil tidaknya penyelenggaraan orientasi, yaitu sebagai berikut:
1. Apabila jumlah karyawan baru yang berhenti kecil karena persentase karyawan baru yang berhenti pada umumnya lebih tinggi dari karyawan lama.
2. Apabila keraguan hilang dan yang bersangkutan merasa mantap berkarya dalam perusahaan.
3. Apabila para karyawan baru menjadi siap pakai dan segera mampu memberikan kontribusinya ke arah keberhasilan perusahaan mencapai tujuan dan berbagai sasarannya.

0 komentar:

Poskan Komentar

 

Soli Deo Glori. Design By: SkinCorner